Паспорт качества на продукцию – оформление, содержание и назначение документа

Добрый день. Расскажем про паспорт качества на продукцию – оформление, содержание и назначение документа. Производитель может быть уверен в характеристиках своего товара, но покупателю, заказчику или промышленному предприятию одних слов недостаточно. Контрагенту необходимо увидеть документ, в котором указаны наименование продукции, номер партии, контролируемые показатели и результаты проверки. Для решения этой задачи оформляется паспорт качества на продукцию https://reglamentum.ru/uslugi_sertifikatsii/pasport-kachestva-na-produkcziyu/.

Документ помогает идентифицировать товар, зафиксировать его фактические характеристики и подтвердить прохождение производственного или лабораторного контроля. Паспорт качества может сопровождать отдельную партию, единичное изделие или серийно выпускаемую продукцию.

При этом паспорт качества нельзя автоматически приравнивать к сертификату соответствия или декларации. Каждый из этих документов имеет собственное назначение. Если товар подлежит обязательной оценке соответствия, одного паспорта качества для его законного выпуска и обращения может быть недостаточно.

Паспорт качества на продукцию – оформление, содержание и назначение документа

Что такое паспорт качества

Паспорт качества – это технический документ, содержащий сведения о продукции, изготовителе, нормативной документации, контролируемых показателях и результатах проверки товара.

Документ показывает, каким характеристикам соответствует конкретная продукция или партия на момент проведения контроля. В зависимости от вида товара в нём могут указываться физические, химические, механические, эксплуатационные и другие показатели.

Паспорт качества может использоваться:

• при поставках продукции покупателям и промышленным предприятиям;
• для прохождения входного контроля у заказчика;
• при участии в закупках и тендерах;
• для подтверждения характеристик отдельной партии товара;
• при взаимодействии с торговыми сетями и крупными контрагентами;
• в системе внутреннего контроля производителя;
• в составе товаросопроводительной документации;
• при предъявлении претензий или рассмотрении рекламаций;
• для сопоставления фактических показателей с требованиями ГОСТ или технических условий.

Форма и содержание документа зависят от продукции, используемого стандарта, технических условий, требований договора поставки и запросов получателя товара.

Обязательно ли оформлять паспорт качества

Универсального требования оформлять единый паспорт качества абсолютно на все виды товаров не существует. Необходимость документа определяется применительно к конкретной продукции.

Паспорт качества может потребоваться, если:

• его наличие предусмотрено ГОСТ, техническими условиями или другой нормативной документацией;
• соответствующее требование включено в договор поставки;
• документ запрашивает заказчик или конечный покупатель;
• паспорт необходим для прохождения внутренней приёмки на предприятии;
• производитель использует его в собственной системе контроля качества;
• нужно подтвердить показатели определённой партии продукции;
• документ входит в комплект поставки промышленного оборудования, сырья или материалов.

Для некоторых товаров содержание документа прямо или косвенно определяется отраслевыми стандартами. В других случаях производитель разрабатывает форму самостоятельно с учётом особенностей продукции и требований контрагента.

Перед оформлением необходимо установить, какой документ требуется в конкретной ситуации. Покупатель может использовать выражение «паспорт качества», хотя фактически ему нужен сертификат соответствия, декларация, протокол испытаний, технический паспорт или иной документ.

Паспорт качества и сертификат соответствия: в чём разница

Паспорт качества и сертификат соответствия нередко путают, хотя это разные документы.

Сертификат соответствия подтверждает, что продукция прошла предусмотренную процедуру оценки и отвечает требованиям технического регламента, стандарта или добровольной системы сертификации.

Паспорт качества содержит информацию о фактических показателях товара. Например, сертификат может быть оформлен на серийный выпуск продукции, а паспорт качества – на каждую отгружаемую партию с указанием даты производства, номера плавки, состава, прочности, плотности, влажности или других контролируемых параметров.

Наличие паспорта качества не освобождает производителя или поставщика от обязательной сертификации либо декларирования продукции.

Чем паспорт качества отличается от декларации соответствия

Декларация соответствия является официальной формой подтверждения соответствия продукции требованиям технических регламентов или национального законодательства. Ответственность за заявленные сведения в декларации несёт заявитель.

Паспорт качества выполняет другую функцию. Он описывает товар и фиксирует результаты его контроля. Документы могут использоваться одновременно: декларация подтверждает соответствие обязательным требованиям, а паспорт предоставляет покупателю сведения о конкретной партии.

Паспорт качества и протокол испытаний

Протокол испытаний содержит результаты исследований, проведённых лабораторией. В нём указываются исследованные образцы, применённые методы, проверяемые показатели и полученные значения.

Паспорт качества может составляться с учётом протокола испытаний, но не является его полной заменой. В протоколе подробно отражается ход и результат лабораторного исследования, а в паспорте качества приводятся необходимые для идентификации и приёмки продукции сведения.

Если заказчик требует объективного подтверждения показателей товара, одного заполненного паспорта без соответствующей доказательной базы может быть недостаточно.

Паспорт качества и технический паспорт

Технический паспорт обычно сопровождает оборудование, прибор, машину или другое техническое изделие. В нём могут содержаться сведения о конструкции, комплектности, технических характеристиках, монтаже, эксплуатации, техническом обслуживании, гарантиях и ремонте.

Паспорт качества в первую очередь отражает показатели продукции и результаты её контроля. Для некоторых изделий оба документа могут входить в комплект поставки и дополнять друг друга.

На какую продукцию оформляется паспорт качества

Документ широко используется при производстве и поставках товаров, для которых важны измеряемые характеристики и прослеживаемость партий.

Паспорт качества может оформляться на:

• строительные материалы;
• металлопрокат и металлические изделия;
• сырьё и полуфабрикаты;
• нефтепродукты и технические жидкости;
• лакокрасочные материалы;
• химическую продукцию;
• полимерные и резинотехнические изделия;
• кабельную продукцию;
• промышленное оборудование;
• запасные части и комплектующие;
• электротехнические изделия;
• измерительные приборы;
• упаковочные материалы;
• мебельные и отделочные материалы;
• пищевое сырьё и отдельные виды пищевой продукции;
• другие товары, для которых предусмотрен контроль показателей качества.

Точный состав документа определяется не общим названием товарной группы, а характеристиками конкретной продукции и нормативной базой, по которой она выпускается.

Кто оформляет паспорт качества

Первичные сведения о качестве продукции формируются изготовителем, поскольку именно он располагает информацией о составе, технологии производства, используемом сырье и результатах производственного контроля.

На предприятии документ может подготавливаться:

• отделом технического контроля;
• производственной лабораторией;
• службой качества;
• техническим отделом;
• другим уполномоченным подразделением.

Паспорт подписывается ответственным лицом. При наличии у организации печати документ может быть ею заверен, если это предусмотрено внутренним порядком или требованиями контрагента.

Производитель или поставщик также может привлечь специалистов для разработки формы паспорта, определения перечня показателей, проверки нормативных документов и подготовки итогового проекта.

При этом сторонняя организация не должна придумывать характеристики товара или заменять реальные результаты испытаний неподтверждёнными значениями. Содержание документа формируется на основании достоверных технических данных.

Какие сведения содержит паспорт качества

Единого универсального шаблона для всех категорий продукции нет. Содержание зависит от назначения товара, требований нормативной документации и условий поставки.

Обычно в паспорт качества включаются следующие сведения:

• название документа;
• номер и дата оформления;
• наименование изготовителя;
• адрес и реквизиты производителя;
• наименование продукции;
• марка, модель, тип или артикул;
• назначение товара;
• номер партии, плавки, серии или единичного изделия;
• дата изготовления;
• объём или количество продукции в партии;
• нормативный документ, по которому изготовлен товар;
• перечень контролируемых показателей;
• нормативные и фактические значения;
• сведения о проведённых испытаниях;
• номер протокола испытаний при наличии;
• заключение о соответствии установленным показателям;
• условия хранения и транспортирования;
• срок годности или срок службы, если он установлен;
• фамилия и должность ответственного лица;
• подпись уполномоченного сотрудника.

Для химической продукции могут дополнительно указываться состав, концентрация основного вещества, плотность, вязкость, кислотность, температура вспышки и другие физико-химические параметры.

Для строительных материалов в документ могут включаться показатели прочности, влажности, морозостойкости, плотности, теплопроводности и устойчивости к внешним воздействиям.

Для оборудования и комплектующих могут приводиться материалы изготовления, размеры, масса, рабочие параметры, результаты приёмочных испытаний и сведения о комплектности.

Какие документы нужны для оформления

Перечень исходных материалов определяется индивидуально. Чем полнее техническая документация, тем быстрее можно подготовить корректный паспорт.

Обычно заявителю необходимо предоставить:

• заявку на разработку документа;
• реквизиты организации;
• сведения об изготовителе;
• наименование и описание продукции;
• коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД2 при наличии;
• ГОСТ или технические условия;
• технологическую документацию;
• рецептуру или сведения о составе, если это применимо;
• технические характеристики товара;
• результаты производственного контроля;
• протоколы лабораторных испытаний;
• сертификаты и декларации соответствия;
• макет маркировки или этикетки;
• фотографии продукции;
• требования покупателя к содержанию документа;
• договор или техническое задание на поставку при необходимости.

Если речь идёт об импортном товаре, дополнительно могут потребоваться документы иностранного изготовителя, спецификации, заводские паспорта, договор поставки, инвойс и перевод технических материалов на русский язык.

Как оформляется паспорт качества

Подготовка документа проводится в несколько этапов.

1. Анализ продукции. Определяются назначение товара, характеристики, изготовитель, форма выпуска и область применения.
2. Проверка нормативной базы. Изучаются технические регламенты, ГОСТ, технические условия, стандарты организации и требования договора.
3. Определение вида документа. Специалист устанавливает, действительно ли заявителю нужен паспорт качества или требуется сертификат, декларация, протокол испытаний либо технический паспорт.
4. Формирование перечня показателей. Выбираются характеристики, которые должны быть отражены в документе.
5. Проверка исходных данных. Сопоставляются сведения изготовителя, результаты контроля, маркировка и разрешительная документация.
6. Организация испытаний. При отсутствии подтверждённых показателей образцы могут быть направлены в лабораторию.
7. Разработка проекта. Подготавливается форма паспорта с таблицами, реквизитами и необходимыми разделами.
8. Согласование документа. Проект проверяется изготовителем или поставщиком и при необходимости согласовывается с заказчиком.
9. Утверждение и выдача. Документ подписывается уполномоченным лицом и используется при отгрузке продукции.

Нужны ли лабораторные испытания

Необходимость испытаний зависит от продукции, имеющихся документов и требований покупателя.

Дополнительные исследования могут не потребоваться, если производитель располагает актуальными результатами производственного контроля или действующими протоколами, относящимися к заявленной продукции.

Испытания могут понадобиться, если:

• фактические показатели товара ранее не проверялись;
• заказчик требует независимое подтверждение характеристик;
• изменились состав, сырьё или технология производства;
• начат выпуск новой продукции;
• имеющиеся протоколы не позволяют идентифицировать товар;
• результаты относятся к другой модели или партии;
• нормативная документация предусматривает периодический контроль;
• между документами обнаружены противоречия.

Проверяемые показатели и методы исследований определяются до передачи образцов. Это помогает избежать лишних испытаний и получить результаты, которые можно использовать при оформлении документации.

Срок действия паспорта качества

Для паспорта качества обычно не устанавливается единый срок действия, применимый ко всем видам продукции. Период его использования зависит от объекта оформления и требований нормативной документации.

Документ может относиться:

• к одной конкретной партии;
• к отдельной поставке;
• к единичному изделию;
• к определённой модели;
• к серийно выпускаемой продукции.

Паспорт, оформленный на партию, сопровождает именно указанную в нём продукцию. Его нельзя автоматически использовать для другой партии, если изменились дата производства, сырьё, показатели контроля или результаты испытаний.

Форму и содержание документа необходимо пересмотреть при изменении:

• наименования или модели продукции;
• изготовителя;
• состава или рецептуры;
• технологии производства;
• нормативной документации;
• контролируемых показателей;
• требований заказчика.

Распространённые ошибки при оформлении

Ошибки в паспорте качества могут привести к отказу в приёмке товара, задержке поставки или необходимости срочно переделывать документы.

Чаще всего встречаются следующие проблемы:

• паспорт составлен по рекламному описанию, а не по техническим данным;
• не указан номер партии или дата производства;
• наименование товара отличается от маркировки и договора;
• в документ перенесены результаты испытаний другой продукции;
• отсутствует нормативный документ;
• не указаны методы контроля;
• используются неподтверждённые значения;
• не приведены единицы измерения;
• отсутствует подпись ответственного лица;
• паспорт качества ошибочно используется вместо обязательного сертификата или декларации;
• документ не учитывает специальные требования покупателя.

Особое внимание необходимо уделять идентификации продукции. Наименование, модель, артикул, изготовитель и номер партии должны совпадать в паспорте, маркировке, договоре и других сопроводительных документах.

Стоимость и сроки разработки

Цена оформления паспорта качества определяется после анализа продукции и исходных документов.

На стоимость и продолжительность работы влияют:

• вид и назначение продукции;
• количество моделей и артикулов;
• количество партий;
• наличие ГОСТ или технических условий;
• полнота технической документации;
• количество контролируемых показателей;
• необходимость лабораторных испытаний;
• требования заказчика к форме документа;
• необходимость восстановления недостающих сведений;
• срочность подготовки.

Если заявитель предоставляет готовые технические условия, результаты контроля и согласованный перечень характеристик, документ можно разработать быстрее. При отсутствии исходных данных сначала потребуется определить нормативную базу, запросить сведения у изготовителя или провести испытания.

Почему стоит обратиться к специалистам

Самостоятельно заполнить таблицу с характеристиками несложно. Гораздо труднее определить, какие сведения должны быть в документе, на каком основании они указываются и достаточно ли паспорта качества для поставки продукции.

Специалисты компании «Регламентум» помогут:

• идентифицировать продукцию;
• проверить применимые технические регламенты и стандарты;
• определить требуемый вид документа;
• проанализировать имеющиеся сертификаты и декларации;
• составить перечень контролируемых показателей;
• проверить протоколы испытаний;
• подготовить структуру паспорта качества;
• устранить расхождения в технической документации;
• организовать лабораторные исследования при необходимости;
• адаптировать документ под требования заказчика;
• подготовить комплект документов для поставки продукции.

Работа начинается с анализа товара и задачи заявителя. Это позволяет не оформлять лишние документы и заранее установить, требуется ли дополнительно проходить обязательную сертификацию или декларирование.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли скачать готовый образец паспорта качества

Типовой образец можно использовать как основу, но просто заменить название продукции недостаточно. Показатели, нормативные значения и структура документа должны соответствовать конкретному товару, ГОСТ, техническим условиям и требованиям заказчика.

Можно ли оформить паспорт качества без испытаний

Это возможно, если необходимые характеристики уже подтверждены актуальными результатами производственного контроля, протоколами или технической документацией. Решение принимается после анализа имеющихся материалов.

Регистрируется ли паспорт качества в реестре Росаккредитации

Сам паспорт качества обычно не регистрируется в реестрах сертификатов и деклараций соответствия. Если продукция подлежит обязательной оценке соответствия, отдельно оформляется и регистрируется предусмотренный законодательством документ.

Можно ли оформить один паспорт на несколько товаров

Это зависит от однородности продукции. Товары должны иметь сопоставимые характеристики, единый нормативный документ и понятную идентификацию. Если модели существенно различаются, могут потребоваться отдельные паспорта.

Кто подписывает документ

Паспорт подписывает сотрудник, уполномоченный изготовителем или поставщиком подтверждать результаты контроля качества. Это может быть руководитель, начальник отдела технического контроля, специалист лаборатории или другое ответственное лицо.

Заменяет ли паспорт качества декларацию соответствия

Нет. Если для товара предусмотрено обязательное декларирование, паспорт качества не отменяет эту процедуру.

Можно ли подготовить паспорт для импортной продукции

Да, если имеются достоверные сведения иностранного изготовителя, техническое описание и документы, подтверждающие характеристики товара. При необходимости выполняется перевод и проводится дополнительная проверка показателей.

Заказать паспорт качества на продукцию

Правильно подготовленный паспорт качества помогает подтвердить характеристики товара, пройти приёмку у заказчика и снизить риск споров при поставке. Документ должен не просто содержать таблицу с показателями, а соответствовать фактической продукции, нормативной документации и требованиям получателя.

Чтобы заказать паспорт качества, направьте специалистам компании «Регламентум» описание продукции и имеющиеся документы. После предварительного анализа будет определён перечень необходимых сведений, порядок работы, стоимость и срок подготовки.

Оставьте заявку на консультацию – специалисты проверят документацию, помогут определить необходимый вид подтверждения и подготовят паспорт качества на продукцию с учётом особенностей вашей продукции.

Вам понравились советы? Делитесь с друзьями в соц. сетях!